間違ったMS-EXCELの使い方
- ＥＸＣＥＬで書類を書く。
- ＥＸＣＥＬで書いた書類を１つのブック（ファイル）にまとめる。
- ブック（ファイル）にまとめたＥＸＣＥＬファイルを配布する。
- ブック（ファイル）にまとめたＥＸＣＥＬファイルを多人数で同時に使う。
- ブック（ファイル）にまとめたＥＸＣＥＬファイルを共有モードにして多人数で同時に使う。
一見、何も間違っていない様に思える。
しかし、ＥＸＣＥＬには様々な制約があり、特に書式の数の制限がとても痛い。６４０００個（大凡１シートで使うセル範囲程度）までと大目な数ではあるので、上の１．であればマズ問題は無い。
しかし、２．で沢山のシートをまとめると書式の数の上限に近くなったり、あっさり越えたりする。多くの場合、似たり寄ったりのレイアウトにまとめたシートであればいいが、シートごとに若干異なる書式を使うケースではあっさり超えてしまう。
例：１シート目の行にシリアル番号を付ける１．２．３・・・、しかし他のシートと区別するために、書式でＡＡＡ００１、ＡＡＡ００２、ＡＡＡ００３・・・としてみると・・・
２シート目の行にシリアル番号を付ける１．２．３・・・、しかし１シート目と同様に、書式でＢＢＢ００１、ＢＢＢ００２、ＢＢＢ００３・・・としてみると・・・
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となり１シートごとに１個づつ書式が増えていく。
これが１シートごとに１０個づつ書式が増え、更に１００シートぐらいをまとめると、先のシリアル番号だけで１０００個も使ってしまう。
ＥＸＣＥＬの書式は色々使い道があるので、１シートごとに１０個というのは少ない方だろう。そう考えると、自分が作ったシートをひとまとめにするまでは上限数的に大丈夫だろう。
しかし、１０人のシートをひとまとめにするのはヒヤヒヤもの。
当然、１００人のシートをひとまとめにするのは絶望的である。
故に、過去には、多人数にＥＸＣＥＬシートでアンケートに記入してもらい返事をメールで貰う場合は、書式の無いテキストファイルを添付してもらっていた。理由はメールの添付ファイルの容量×人数 ＞ 当時のメール容量の上限の懸念であったが、実際にはＥＸＣＥＬシートをマージすると先の書式の数の上限に引っかかること間違いなかったからであった。
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時には、他のシートの多いＥＸＣＥＬブックからどれかのシートを転記しようとすると、書式の分量の多い転記元＋書式の分量の多い転記先の合計になり、これだけで書式の上限近くなってしまう場合には、シートのコピーができなくなってしまう。もちろん、１セルのコピーすら不能になってしまう。
この場合は、転記元のみ開き、新規にＥＸＣＥＬブックを作って、シートをコピーし、転記元を閉じてから、転記先を開くと、運の良いあなたなら、シートをコピーすることができる。
※但し、次の人が同じ方法で対処できる保証は全く無い。
という訳で上記の１．～５．のような使い方をしていると、書式の数の上限でヒドイ目に合うことは避けられないのだ。
長々と書いてしまったが・・・これらは書式の数の制約がもっときつかった１９９０年代ごろに既に（上限が低かっただけにスグに）判明していたことである。もうすでに２１世紀になってもう２０年近くになっているものの、ＭＳがやってくれたことは、書式の上限を数百個から６４０００個まで段階的に増やしてくれたことだけだ。
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早い話、「要らない！使っていない！書式を消してしまえばいいのだ。」と云う馬鹿者は多いだろう。
しかし、自分で作ったＥＸＣＥＬブックですら自動的に生成される書式もあるから難しいし、他人からもらったモノであれは猶更である。
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困ったことに、ＷＥＢブラウザのページからＥＸＣＥＬシートにコピペすると
綺麗なＷＥＢページが多いのでＥＸＣＥＬブックの書式の数が一気に増えてしまう
あちこちのサイトで参考資料としてＥＸＣＥＬブックに貼ると
あっという間に書式の数が凄いことになってしまうので、
その後に何かの拍子に「書式が多すぎます」のメッセージを見ることは決して少なくないハズ。
※そのせいか？最近のＥＸＣＥＬ君が無理にセルデータの押し込もうとするが、失敗（文字欠けやレイアウト崩壊等）することが多い。
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これについて、根本的に解決策は今のところ見つかっていない。
正解に近い方法としては・・・
- 自分で作ったＥＸＣＥＬブックファイルを他人に渡さない。
- 他人の作ったＥＸＣＥＬブックファイルを貰わない。
- ＥＸＣＥＬブックファイルの中身はＰＤＦにして配布する。
である。
しかし、この方法は一時的に流行ったものの以下の事項により、スグに廃れた。
４．使い続ける限りＥＸＣＥＬブックファイルのメンテナンスが必要でＰＤＦ出力後に即廃棄はできない。
そんな訳で書式の数の問題は・・・
この先も同じこと（上限を上げて先伸ばしする）が続くのだろう。